Internkontroll

Det er krav om internkontroll i alle virksomheter. Virksomheten skal selv ha oversikt over hvilke regler de må følge og lage et system som sikrer at bestemmelsene blir fulgt.

I forskrift om helse og miljø i barnehager, skoler og skolefritidsordninger beskrives minimuskravet til internkontroll i §18 :

  • utarbeide en beskrivelse av av virksomhetens hovedoppgaver, mål og organisering,

  • ha nødvendige rutiner og prosedyrer,

  • avdekke og følge opp avvik og risiko for avvik,

  • dokumentere internkontrollen i den form og det omfang som er nødvendig, og

  • evaluere og ved behov forbedre skriftlige prosedyrer og andre tiltak for internkontroll

Se veileder til forskriften for mer informasjon

Eksempler

  • Virksomheter som har dusjer må ha rutiner for å forebygge oppblomstring av legionella i vannfordelingssystemet, og rutiner for håndtering av legionellaproblemer.

  • Alle ansatte i skoler og barnehager skal kunne førstehjelp. Derfor må skoler og barnehager ha rutiner for førstehjelpsopplæringen av de ansatte.

  • Tatoverings- og piercingstudioer må ha rutiner for sterilisering av alt utstyr som benyttes til penetrering av hud (bortsett fra engangsutstyr).

Etablering av et internkontrollsystem (IK-system) vil si at rutiner skriftliggjøres og systematiseres. Noen av disse rutinene finnes kanskje allerede muntlig, eller skrevet på oppslag på veggen. Andre må utarbeides for å ivareta alle bestemmelsene. Krav til skriftlige rutiner vil generelt gjelde der mangel på slik dokumentasjon kan medføre betydelige helsemessige konsekvenser hvis noe går galt. IK-system etter Folkehelselovens forskrifter bør samordnes med IK-system som skal dekke annet lovverk (for eksempel Arbeidsmiljøloven). IK-systemet bør være enkelt og systematisk og vise at ”slik gjør vi det her hos oss!”

Etablering av internkontrollsystem

  1. Kartlegg lover og forskrifter som gjelder virksomheten.

  2. Gå gjennom bestemmelsene og vurder om de gjelder din virksomhet.

  3. Avgjør hvilke rutiner som må etableres og dokumenteres for å ivareta bestemmelsene (se feksempel på veiledere til forskriftene for nærmere beskrivelse).

Elementer som skal inngå i et IK-system (§4)

  • mål for internkontrollarbeidet

  • organisasjonskart som viser fordeling av ansvar, med kontaktinformasjon

  • regelverk som gjelder for virksomheten

  • rapporter fra tilsynsmyndigheter

  • rutiner for registrering og håndtering av avvik

  • årshjul for internkontrollarbeidet med tidfesting av internkontrollrunder og årlig gjennomgang av rutiner og innrapporterte avvik

  • opplæring av ansatte i vedtatte rutiner

  • rutiner for å ivareta de enkelte bestemmelser i forskriftene

Lovverk