Internkontroll
Det er stilt krav om internkontroll i en rekke forskrifter hjemlet i Folkehelselovens kapitel 3 Miljørettet helsevern, se oversikt lengre ned. Kommunen og fylkeskommunen vil også være underlagt krav om internkontroll gjennom folkehelselovens § 30 og kommunelovens § 25-1. Også i annet regelverk vil det være tilsvarende krav. Mest kjent er kanskje Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften).
Internkontroll skal bidra til å sikre at krav i de ulike regelverkene overholdes. Der det er krav om internkontroll, skal virksomheten selv ha oversikt over hvilke regler de må følge og lage et system som sikrer at bestemmelsene blir fulgt. For å sikre dette vil det være plikt til å opprette et internkontrollsystem der aktiviteter og tiltak slik som rutiner, sjekklister mm. beskrives og dokumenteres. For å fange situasjoner der regelverket eller interne rutiner ikke følges, men også behovet for tilpasning og endringer - stilles det også krav om avvikshåndtering og regelmessig evaluering/gjennomgang av internkontrollsystemet.
Etablering av et internkontrollsystem (IK-system) vil si at nødvendige rutiner skriftliggjøres og systematiseres. Noen bransjer har laget sjekklister og maler som kan være nyttige å ta utgangspunkt i. Noen rutiner finnes kanskje allerede muntlig, eller skrevet på oppslag på veggen. Andre må utarbeides for å ivareta alle bestemmelsene. Krav til skriftlige rutiner vil generelt gjelde der mangel på slik dokumentasjon kan medføre betydelige helsemessige konsekvenser hvis noe går galt.
Eksempler
Virksomheter som har dusjer må ha rutiner for å forebygge oppblomstring av legionella i vannfordelingssystemet, og rutiner for håndtering av legionellaproblemer.
Alle ansatte i skoler og barnehager skal kunne førstehjelp. Derfor må skoler og barnehager ha rutiner for førstehjelpsopplæringen av de ansatte.
Tatoverings- og piercingstudioer må ha rutiner for sterilisering av alt utstyr som benyttes til penetrering av hud (bortsett fra engangsutstyr).
IK-system etter Folkehelselovens forskrifter bør samordnes med IK-system som skal dekke annet lovverk (for eksempel Arbeidsmiljøloven). IK-systemet bør være enkelt og systematisk og vise at ”slik gjør vi det her hos oss”.
Etablering av internkontrollsystem
Kartlegg lover og forskrifter som gjelder virksomheten.
Gå gjennom bestemmelsene og vurder om de gjelder din virksomhet.
Avgjør hvilke rutiner som må etableres og dokumenteres for å ivareta bestemmelsene (se veilederne forskriftene for nærmere beskrivelse).
Konkrete krav om internkontroll:
Forskrift om miljørettet helsevern stiller krav om at virksomheter og eiendommer skal ha internkontroll, se §12. Unntaket er boliger og fritidseiendom.
Forskrift om badeanlegg, bassengbad og badstu mv. har krav om internkontroll i §4
Forskrift om hygienekrav for frisør-, hudpleie-, tatovering-, og hulltaktakingsvirksomhet mv. har krav om internkontroll i §4
Forskrift om helse og miljø i barnehager, skoler og skolefritidsordninger §18 Internkontroll, stiller minimumskrav til innhold:
utarbeide en beskrivelse av virksomhetens hovedoppgaver, mål og organisering,
ha nødvendige rutiner og prosedyrer,
avdekke og følge opp avvik og risiko for avvik,
dokumentere internkontrollen i den form og det omfang som er nødvendig, og
evaluere og ved behov forbedre skriftlige prosedyrer og andre tiltak for internkontroll
Se veileder til forskriften for mer informasjon